Выписка из трудовой книжки — оформление, заполнение и образец документа

Если вам нужно получить загранпаспорт или кредит в банке, вам может потребоваться выписка из трудовой книжки, образец заполнения которой вы найдёте в данной статье.

Этот документ должен оформляться исключительно должностным лицом, ответственным за сохранность трудовых, и заверяться установленным законом способом.

Для чего нужна выписка из трудовой книжки?

Трудовые книжки (далее ТК) содержат информацию о рабочем стаже гражданина и накопленном опыте в конкретной сфере за годы труда. Сведения из данного документа (или сам заполненный бланк) могут потребоваться для предъявления в различные инстанции и учреждения, например, в ТО ПФР для получения пенсии.

Формально выдача оригинала ТК крайне не приветствуется среди руководства компаний, потому как в случае утери или порчи документа именно работодатель обязуется восстановить данный бланк. Процесс создания дубликата занимает много времени и сил, поэтому для обращения в те или иные организации гражданину выдаётся выписка из ТК.

Данный документ является заверенной копией части трудовой. Выписка может содержать информацию о трудовой активности конкретного сотрудника за последние несколько лет.

В таких ситуациях копировать весь документ нецелесообразно, поэтому кадровики отдают предпочтение выпискам.

Документ может понадобиться для предъявления в следующие учреждения и инстанции:

• кредитную организацию;
• ТО ПФР;
• МВД РФ (для получения заграничного паспорта);
• управление социальной защиты;
• суд;
• и т. д.

Стоит отметить, что все ТК обязаны храниться в специальном помещении или надёжном сейфе в организации, в которой трудоустроен гражданин. Выдача оригинала документа, выписки из него или копии осуществляется по заявлению конкретного сотрудника.

Содержание выписки из трудовой книжки

Документ может состоять как из одного листа, так и из нескольких. Их количество зависит от целей получения и объёма информации, требующейся для предъявления в том или ином учреждении.

Типовая выписка должна включать в себя следующие сведения:

• реквизиты ТК;
• фамилию, имя и отчество сотрудника;
• дату его рождения;
• полученное образование;
• профессию;
• подробные сведения о трудовой активности за конкретный период (указываются ФИО или наименования руководителей, занимаемая должность, дата приёма на работу и расторжения трудовых отношений);
• сведения о документах, на основании которых была внесена информация о трудовой активности лица;
• дату оформления;
• подпись должностного лица.

Если у предприятия имеется печать, её оттиск должен содержаться в документе. Кроме этого, выписка обязательно заверяется соответствующим образом. Кадровик самостоятельно решает, какие именно страницы ТК требуется копировать.

Вы можете скачать бланк выписки из трудовой книжки на сайте или разработать собственный шаблон.

Оформление выписки из трудовой книжки

Документ оформляется на фирменном бланке компании. В случае его отсутствия допускается составление на обычном листе формата А4. Документ в обязательном порядке подлежит заверению. Процедура зависит от количества страниц, содержащих информацию о трудовой активности гражданина.

Если лист всего один, на нём требуется поставить оттиск печати предприятия, персональную подпись руководителя и лица, ответственного за оформление и хранение ТК (обычно эти функции возлагаются на кадровиков или бухгалтеров).

Если же листов несколько, они в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты. На каждой странице должностное лицо ставит свою персональную подпись, после чего на последнем листе указывается общее количество страниц выписки.

Кроме этого, последний лист должен быть заверен печатью компании, а также росписью ответственного за оформление ТК сотрудника и руководителя.

Здесь вы можете скачать образец заполнения выписки из трудовой книжки, представленный на сайте для ознакомления.

Составление заявления

Выдача выписки из ТК осуществляется после предоставления соответствующего заявления, содержащего следующие данные:

• наименование компании, в которой работает гражданин;
• ФИО руководителя;
• персональные данные сотрудника (его ФИО, должность, название отдела, в котором он трудоустроен);
• просьбу о выдаче соответствующей выписки со ссылкой на 62 статью Трудового кодекса РФ;
• причину для предоставления данного документа;
• сведения, которые требуется в нём отразить;
• дату обращения;
• персональную подпись заявителя.

Законодательство РФ не предъявляет строгих требований к форме данного запроса. Вы можете составить заявление на выдачу выписки из трудовой книжки по образцу, представленному на сайте, или оформить его в свободном виде.

Предоставление документа осуществляется в трёхдневный срок с момента регистрации запроса от гражданина.

Может ли нотариус заверить документ?

Расписка в получении трудовой книжки — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/raspiska-v-poluchenii-trudovoy/.

Увольнение в порядке перевода в другую организацию — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/uvolnenie-v-poryadke-perevoda/.

Запись в трудовой книжке при увольнении при ликвидации предприятия — читаем тут.

Выписка обычно заверяется уполномоченным должностным лицом компании, однако законодательство РФ не запрещает удостоверение документа в нотариальной конторе.

В этом случае нотариус должен лично ознакомиться с записями в оригинале ТК.

За какой промежуток работы делать выписку?

Ответ на данный вопрос зависит от целей оформления документа. Обычно кадровик самостоятельно определяет, за какой период должна быть составлена выписка.

Например, при получении загранпаспорта требуется предоставить в ТО МВД РФ сведения о трудовой активности гражданина за последние 10 лет.

Выписка может содержать информацию о любом периоде занятости сотрудника.

Особенности оформления

Если гражданин трудится не только на основном месте трудоустройства, но и по совместительству, в выписке указывается информация о его занятости на главной и дополнительной работе. Сама ТК находится по основному месту трудоустройства, поэтому отправлять запрос необходимо именно туда.

Если сотрудник погиб, его ближайшие родственники вправе обратиться в организацию и забрать ТК для оформления различных пособий.

Если документ по какой-либо причине отсутствует, кадровик может предоставить соответствующую выписку.