Обработка персональных данных работников

Любые действия, совершаемые с персональными данными гражданина (работника, пациента, клиента компании, предоставляющей какие-либо услуги), называются обработкой.

Речь идёт о сборе и фиксации личной информации о человеке, её распространении, систематизации, передачи на хранение в архив и прочих операциях. Чтобы обработка осуществлялась на законных основаниях, необходимо учесть некоторые нюансы, речь о которых пойдёт ниже.

Что включают в себя персональные данные?

Вся информация, касающаяся определённого гражданина, является его персональными данными. Получение, хранение, накопление и реализация этих сведений осуществляется исключительно после получения письменного разрешения этого человека.

Согласно положениям ФЗ № 152 от 27.07.2006 года, к подобной информации относятся:

• ФИО определённого лица;
• его дата и место рождения;
• адрес официальной регистрации либо фактического проживания;
• семейное положение;
• наличие либо отсутствие детей;
• возраст;
• полученное образование;
• место трудоустройства и должность;
• уровень получаемых доходов;
• социальное и имущественное положение;
• и т. п.

Данная информация может содержаться в международном или гражданском паспорте гражданина, его свидетельстве о рождении, ИНН, СНИЛС, документах о полученном образовании, медицинских справках и заключениях, водительских правах и т. п.

Обработка перечисленной выше информации должна производиться только в целях соблюдения законодательства (к примеру, при оказании гражданину помощи в трудоустройстве).

Обычно нужные данные получаются у самого человека, однако в некоторых случаях должностное лицо вправе запросить их предоставление у третьей стороны (к примеру, у прежнего руководителя).

Требования к обработке персональных данных

Процедура обработки начинается с получения личных сведений о гражданине. Согласно 86 статье ТК РФ и 6 статье ФЗ № 152, собрать и использовать персональные данные о человеке можно лишь после получения от него письменного разрешения.

В противном случае любые операции, производимые с подобной информацией, считают незаконными. Ниже представлены основные требования, предъявляемые к процедуре обработки:

• любые действия, совершаемые с личной информацией о человеке, могут осуществляться лишь на законных основаниях и без нанесения ущерба для гражданина;
• организации и физические лица, занимающиеся обработкой персональных данных, обязаны соблюдать положения Конституции и других нормативно-правовых актов;
• информация о человеке первоначально получается у него самого (если подобное невозможно, допустимо запросить нужные сведения у других лиц при предварительном уведомлении гражданина и получении его разрешения);
• обработке не подлежат религиозные и политические взгляды человека, его личная жизнь, участие в общественных объединениях;
• работодатель сотрудника обязан обеспечить сохранность персональной информации от стороннего использования, разглашения или утраты;
• граждане, о которых собирается личная информация, должны быть ознакомлены с порядком её последующей обработки под роспись.

Данные правила зафиксированы в 86 статье ТК РФ и направлены на защиту личной жизни гражданина.

Порядок обработки персональных данных работников

Процедура обработки начинается с получения необходимой информации у самого сотрудника. Перед сбором нужных руководителю сведений работник должен быть ознакомлен с порядком обработки персональных данных.

Крайне важно получить письменное согласие гражданина, иначе сбор и использование сведений о человеке будут считаться незаконными.

Если узнать информацию личного характера от самого сотрудника невозможно, руководитель может обратиться к другим лицам (например, в организацию, в которой гражданин был трудоустроен ранее). Однако и в этом случае без получения разрешения сотрудника не обойтись.

Он должен быть уведомлён:

• о характере информации, необходимой руководителю;
• об источниках её получения;
• о целях использования;
• о последствиях отказа от предоставления данных сведений.

Как указывалось выше, некоторая информация находится под запретом. Например, речь идёт о политических убеждениях или религиозных взглядах сотрудника. Сведения о состоянии здоровья работника также невозможно получить без наличия для этого весомой причины и разрешения самого гражданина.

Заявление о согласии сотрудника на обработку персональных данных обязательно должно содержать список сведений, подлежащих получению, сроки действия разрешения, сведения о работодателе, лице, о котором собирается информация, и его представителе. В последнем случае дополнительно необходимо подготовить доверенность, заверенную в нотариальной конторе.

Сам бланк заявления не имеет стандартной формы, поэтому может составляться в свободном виде. При этом важно включить в текст документа основные сведения, зафиксированные в 9 статье ФЗ № 152.

Доверенность на обработку персональных данных

Как рассчитать трудовой стаж — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/kak-rasschitat-trudovoy-stazh/.

Списание и ликвидация трудовых книжек — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/spisanie-i-likvidaciya-trudovyx-knizhek/.

Можно работать по двум трудовым книжкам — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/rabota-po-dvum-trudovym-knizhkam/.

Получить сведения о конкретном человеке можно не только от него самого, но и от его законного представителя. При этом важно в тексте заявления о согласии на совершение данной операции указать ФИО и паспортные данные этого лица.

Стоит отметить, что без оформления нотариальной доверенности на обработку персональных данных, с образцом которой возможно ознакомиться на сайте, не обойтись.

Ответственность за утечку персональных данных

Руководитель организации, в которой трудоустроен гражданин, или ИП, обязан обеспечить защиту полученной информации о сотруднике.

В случае утечки или потери персональных данных работника руководство может быть привлечено к административной, гражданско-правовой и даже уголовной ответственности.

Лица, виновные в утечке сведений о сотруднике, также привлекаются к дисциплинарной или материальной ответственности. Речь идёт о нарушении медицинской, страховой тайны, разглашении фактов о частной жизни человека и т. д.