Списание и ликвидация трудовых книжек

Трудовые книжки (далее ТК) должны заполняться уполномоченным лицом. Наличие в них ошибок, исправлений или недостоверной информации недопустимо.

Испорченный документ подлежит уничтожению. При этом ТК относятся к бланкам строгой отчётности, поэтому их списание и ликвидация должны осуществляться на законных основаниях и в определённом порядке.

В каких случаях осуществляется списание трудовых книжек?

В процессе заполнения ТК сотрудник, ответственный за её ведение, может совершить ошибку. Испорченные бланки обязательно должны быть списаны и уничтожены соответствующим образом.

Ликвидация трудовых книжек необходима в перечисленных ниже ситуациях:

• если документ перестал быть востребованным;
• если бланк потерял актуальность;
• если в ТК имеются ошибки либо недостоверная информация;
• если документ был испорчен в результате чрезвычайного происшествия (например, при пожаре в организации).

После увольнения сотрудник должен вернуться за своей трудовой. Если по какой-либо причине он не может сделать это самостоятельно, документ способны забрать его законные представители.

В некоторых случаях гражданин и его близкие так и не приходят за ТК, поэтому она передаётся на хранение в архив, где обязана находиться в течение 50 лет. Уничтожение допускается лишь по истечении данного срока.

Заполнение трудовых старого образца не приветствуется, особенно если речь идёт о формах бланка, потерявших юридическую силу. В такой ситуации руководитель обязан завести сотруднику новую ТК и перенести в неё информацию из старого образца. Бланки, потерявшие актуальность, подлежат уничтожению.

Наиболее часто сотрудники, ответственные за заполнение ТК, делают ошибки при указании информации на титульном листе. В этой ситуации необходимо завести новый бланк, потому как исправлять сведения на титульнике недопустимо. При наличии ошибок и помарок в ТК или дополняющем её вкладыше оба документа подлежат ликвидации.

Как списать трудовую книжку?

Первоначально руководство фирмы издаёт приказ в свободной форме о создании специальной инвентаризационной комиссии. В её состав входят главный бухгалтер и сам руководитель. Кроме этого, членами комиссии могут быть юрист, работающий в данной компании, и другие специалисты.

Назначенная комиссия должна провести инвентаризацию предоставленных ТК. Испорченные или невостребованные бланки подлежат выдаче по описи, имеющей форму № ИНВ-16.

Сотрудник, ответственный за оформление ТК, составляет соответствующий акт о списании испорченной трудовой книжки.

Данный документ не имеет стандартной формы, но обязуется содержать в себе перечисленные сведения:

• наименование документа;
• дату оформления;
• название организации;
• количество ТК, подлежащих уничтожению;
• планируемую дату ликвидации;
• серию и номер каждой трудовой;
• причину ликвидации;
• стоимость каждой списываемой ТК;
• должности и ФИО сотрудников, ответственных за ликвидационный процесс;
• персональные подписи каждого члена комиссии, ответственной за уничтожение ТК.

Вы можете самостоятельно составить акт на списание трудовых книжек по образцу, представленному на сайте для ознакомления.

Уничтожением ТК может заниматься сама компания или специализированная организация за определённое вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать сотрудники, ответственные за списание ТК. Документы обычно шредируют, разрезают ножницами либо сжигают.

Акт о списании, заполненный и заверенный подписями ликвидационной комиссии, должен быть дополнен номером испорченной или неактуальной ТК, вырезанным перед уничтожением. После завершения процедуры списания информация о ней должна быть занесена в соответствующую приходно-расходную книгу.

Особенности списания при наличии чрезвычайной ситуации

Если ТК были испорчены или утеряны при пожаре, наводнении или ином ЧП, случившемся в организации, руководство первоначально должно зафиксировать масштаб происшествия.

С этой целью требуется получить от МЧС или коммунальных служб соответствующую справку, подтверждающую факт наличия ЧП и нанесённого им ущерба.

Потерянные или испорченные ТК подлежат восстановлению. Для этого руководитель обязан созвать специальную комиссию, состоящую из представителей профсоюза и работодателей иных организаций, в которых ранее были трудоустроены сотрудники, утратившие ТК.

Сотрудник не пришёл за ТК, что делать?

Работник уволился из организации, но так и не пришёл за своей ТК? Не стоит спешить избавиться от документа, потому как законодательство обязывает руководителей хранить данные бланки в архиве на протяжении 50 лет.

В такой ситуации первоначально следует попытаться связаться с бывшим сотрудником или его родственниками.

Если связь потеряна, но у вас имеется адрес проживания лица, ТК может быть отправлена по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Списание трудовых книжек в бухгалтерском учёте

Увольнение беременной женщины по срочному договору — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/uvolnenie-beremennoy-zheschiny-po-srochnomu-dogovoru/.

Увольнение беременной при ликвидации предприятия — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/uvolnenie-beremennoy-pri-likvidacii-organizacii/.

Порядок перевода на другую работу — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/poryadok-perevoda-na-druguu-rabotu/.

Как указывалось выше, ликвидационная операция должна быть отражена в соответствующей приходно-расходной книге. Кроме этого, сведения о списании подлежат отражению в бухгалтерской документации.

Законодательство РФ не предусматривает чётких требований на этот счёт, поэтому бухгалтер организации может руководствоваться представленными ниже рекомендациями.

Операция отражается в отчётной документации следующим образом:

• Дт 10, Кт 60 (инвентаризация бланков ТК);
• Дт 19, Кт 60 (указание величины НДС);
• Дт 68, Кт 19 (принятие налогового сбора к вычету);
• Дт 006 (забалансовый учёт ТК);
• Кт 006 (процесс списания испорченных либо неактуальных ТК с забалансового учёта).

Новые трудовые, оформленные после уничтожения старых бланков, а также дополняющие их вкладыши подлежат учёту и соответствующему заполнению. Сотрудник, ответственный за выполнение данной работы, выбирается и назначается по распоряжению руководства компании. Заполнять бланк ТК иное лицо не должно.