После трудоустройства гражданина его трудовая книжка (далее ТК) должна храниться в специальном сейфе до момента расторжения контракта. Кадровик несёт персональную ответственность за состояние данных документов и их грамотное оформление.
В отдельных случаях, предусмотренных законом, ТК может быть выдана на руки гражданину. В такой ситуации необходимо составлять расписку работника о получении трудовой книжки.
Когда работодатель должен выдать трудовую книжку?
ТК необходима для фиксации информации о трудовом стаже гражданина и опыта в той или иной области. Этот документ используется для оформления льгот, пособий и пенсии. При утрате или порче бланка процесс восстановления занимает много времени и сил, поэтому руководство тщательно подходит к его заполнению.
Согласно положениям Постановления Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года, ТК, содержащая сведения о трудовой активности гражданина, предоставляется лишь в нескольких случаях:
- в последний рабочий день при расторжении контракта с сотрудником;
- для предоставления ТК в государственные и иные учреждения;
- при обращении родственника погибшего работника.
Выдача ТК осуществляется далеко не по любой доверенности. Кадровик должен убедиться в её действительности. Обычно сроки действия указываются в тексте документа.
Если же данная информация отсутствует, доверенность будет иметь законную силу на протяжении 12 месяцев, согласно 186 статье ГК РФ.
Расписка на получение трудовой книжки на время
Если выдача ТК при расторжении с сотрудником контракта является обязательной, то в каких случаях, предусмотренных законом, документ предоставляется гражданину на руки? Трудовая может потребоваться для предъявления в различные учреждения и организации в следующих целях:
- при оформлении заграничного паспорта;
- для получения денежного займа в кредитной организации;
- для оформления пенсии и последующего получения соответствующих выплат;
- для одобрения трудовой визы в другой стране;
- для получения каких-либо социальных льгот.
Бланк должен быть возвращён в отдел кадров в течение трёх дней с момента завершения работы с данным документом.
В перечисленных выше случаях организации предпочитают работать с оригиналами документов, потому как копии можно легко подделать. ТК имеет защиту в виде голограммы, печати компании, в которой трудоустроен гражданин, и подписей должностных лиц.
К примеру, подсчитать пенсионный стаж без предоставления ТК в отделение ПФР невозможно. Сотрудник может отказать заявителю, если он обратится к нему с копией документа.
Порядок выдачи трудовой книжки
Как указывалось выше, за оформление и выдачу ТК отвечает определённый сотрудник, назначенный выполнять данные функции приказом руководителя. Обычно эту работу уполномочен осуществлять кадровик.
Чтобы соблюсти процесс предоставления документа строгой отчётности гражданину, необходимо следовать указанному ниже алгоритму действий:
- получить от сотрудника заявление с просьбой о выдаче оригинала ТК на руки (в тексте указывается ФИО и должность гражданина, причина получения документа, дата обращения);
- оформить акт выдачи трудовой книжки работнику или его представителю.
Если гражданин был уволен, выдача ТК является завершительным этапом трудовых отношений между сотрудником и предприятием. Информация о предоставлении документа вносится в специальную книгу учёта движения ТК.
Если же гражданин запросил документ для предоставления в определённую инстанцию, кадровик и данный сотрудник должны обсудить сроки возвращения бланка.
После выдачи гражданину ТК ответственность за её сохранность ложится на плечи самого сотрудника. Стоит отметить, что вносить записи в документ имеет законное право только уполномоченное лицо компании, в которой трудоустроен гражданин. Самостоятельное внесение изменений в бланк недопустимо.
При оформлении расписок информацию о них не требуется вносить в соответствующий журнал, потому как это не предусмотрено положениями российского законодательства.
Составление расписки о получении трудовой книжки на руки
Списание и ликвидация трудовых книжек — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/spisanie-i-likvidaciya-trudovyx-knizhek/.
Можно работать по двум трудовым книжкам — читаем тут.
Оформление вкладыша в трудовую книжку — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/oformlenie-vkladysha-v-trudovuu-knizhku/.
Документ не имеет стандартной формы, поэтому может составляться в свободном виде. Типовой шаблон должен включать в себя нижеуказанные данные:
- название фирмы, в которой трудоустроен гражданин;
- фамилию, имя и отчество сотрудника;
- его должность и реквизиты паспорта;
- причину предоставления ТК;
- дату обращения в отдел кадров;
- подпись сотрудника.
После выдачи бланка ТК кадровик должен указать в расписке дату фактического предоставления документа, свою персональную подпись и ФИО. Наличие ошибок и опечаток недопустимо.
Кто оформляет расписку о получении трудовой книжки?
Документ рекомендуется заполнять от руки, однако печатный вариант не запрещён законодательством РФ.
Расписка может быть оформлена как кадровиком или иным лицом, ответственным за ведение ТК, так и самим сотрудником.
Особенности выдачи ТК родственникам погибшего сотрудника
Если бывший работник компании погиб, ТК предоставляется его ближайшим родственникам (например, официальному супругу).
Для этого заинтересованные лица обращаются в отдел кадров с соответствующим заявлением и документом, удостоверяющим факт гибели гражданина.
В неё вносятся сведения о погибшем сотруднике и паспортные данные родственника, забравшего бланк ТК. Кроме этого, в тексте следует указать информацию о документе, на основании которого был подтверждён факт смерти бывшего сотрудника.
