Работодатель (предприятие или частный предприниматель) всегда должен иметь определённое количество чистых трудовых книжек и вкладышей к ним.
Чтобы контролировать финансовые затраты на покупку данных документов и вести их учёт, оформляется соответствующая приходно-расходная книга. При её заполнении важно соблюсти все правила и требования, установленные законодательством РФ.
Зачем нужна приходно-расходная книга?
Для осуществления учёта трудовых книжек (иначе ТК), предоставляемых сотрудникам, а также вкладышей в данные документы необходимо завести и своевременно заполнять соответствующую приходно-расходную книгу – журнал, в который уполномоченным лицом вносятся регистрационные записи.
С её помощью осуществляется контроль за расходами, связанными с приобретением новых бланков, а также операциями, связанными с поступлением и передачей данных документов.
Кто ведёт приходно-расходную книгу по трудовым книжкам?
Данный журнал является документом строгой отчётности и заполняется бухгалтерией (при её отсутствии – кадровиком).
Там же он и хранится до момента, пока не понадобится руководству.
Ответственность за сохранность книги, её заполнение и выдачу ложится на плечи определённого должностного лица, уполномоченного выполнять данные служебные функции по приказу начальства.
Где взять бланк документа?
Частные предприниматели или организации, нанимающие сотрудников, должны сами закупать ТК и заводить соответствующий журнал для их учёта.
На практике встречаются случаи, когда сотрудник, трудоустраивающийся впервые, самостоятельно приобретает бланк книжки.
Хотя руководитель способен принять такой документ, в дальнейшем у работника может возникнуть спор с ПФР по поводу его действительности. Именно поэтому рекомендуется заводить ТК, приобретённую руководителем.
Процесс покупки чистых бланков регулируется 3 пунктом Постановления Правительства РФ № 255 от 16 апреля 2003 года. Руководитель заключает договор с изготовителем либо распространителем данной продукции на своевременную поставку нужных документов в определённом количестве.
Требования к ведению книги
Журнал учёта бланков ТК и соответствующих вкладышей к ним должен быть прошит, пронумерован, заверен руководством предприятия или частным предпринимателем, а также опломбирован.
Прошивку документа осуществляет должностное лицо, уполномоченное вести учётный журнал по распоряжению начальства. Скрепить листы книги может и специалист полиграфии, стоимость услуги зависит от расценок конкретного предприятия.
Предварительно журнал заключается в обложку из твёрдого материала, после чего прошивается жёсткими нитями с левой стороны. При этом важно сохранить удобство эксплуатации документа.
Выделяют и другие требования к книжке:
- нумерация должна быть представлена и цифрами, и прописью;
- перед началом использования первый лист журнала заполняется уполномоченным лицом;
- шнуровка подлежит опечатыванию;
- заменять или вырывать страницы из книги недопустимо;
- сведения в документ вносятся исключительно лицом, назначенным руководителем;
- ответственный за ведение книги сотрудник ежемесячно обязуется представлять отчёт начальству обо всех операциях, производимых с ТК и их вкладышами.
Как правильно заполнить документ?
Бланк журнала должен заполняться с помощью ручки с чёрными или синими чернилами. Совершение опечаток или ошибок в тексте считается недопустимым.
Новые записи вносятся в документ при наличии оснований, то есть в момент поступления партии бланков или выдачи трудовой сотруднику.
Как вернуть долг без расписки — https://urmozg.ru/bankrotstvo/vernut-dolg-bez-raspiski/.
Как стать арбитражным управляющим?
Что такое задолженность по ИД — читайте тут.
Граждане, получившие на руки ТК или вкладыш в неё, должны расписаться в журнале учёта (это происходит под контролем ответственного за ведение документа лица).
Даты выдачи либо получения ТК указываются в журнале арабскими цифрами.
Приходно-расходная книга имеет 12 колонок, необходимых к заполнению:
- в первом разделе указывается порядковый номер записей;
- в колонках со второй по четвёртую – точная дата выдачи или получения бланков трудовых и вкладышей к ним;
- в пятом разделе – ФИО гражданина или наименование предприятия, выдавшего либо принявшего данные документы;
- в шестой колонке – документ, на основании которого принят или предоставлен лицу бланк (указывают наименование документа, его номер и дату оформления);
- в седьмой колонке прописывают количество приобретённых ТК, а также их серию и номер;
- в восьмой графе указывается та же информация о полученных вкладышах;
- в девятой колонке – совокупность финансовых затрат на приобретение данных документов;
- в десятой и одиннадцатой графах прописывается число выданных ответственным лицом трудовых книжек и соответствующих вкладышей, их номера и серии;
- в последней колонке указывается сумма, которая должна быть предоставлена в связи с выдачей бланков.
Стоимость выдаваемых уполномоченным лицом на руки персоналу документов взимается с самих сотрудников. При этом руководитель обязан оплачивать данную графу расходов только в трёх случаях – при указании в бланке ошибки по вине заполняющего, утрате документа или его повреждении, случившемся не по вине работника.
Внесение изменений или поправок
Исправление информации, внесённой в учётный журнал, допустимо лишь при указании письменных пояснений ответственного за ведение документа лица.
Некорректные сведения зачёркиваются тонкой линией, а в поле для примечаний делается запись о совершённой ошибке, заверяемая подписью уполномоченного сотрудника. Рядом ставится дата занесения поправки.
Данные учётные журналы рекомендуется ранить в шкафу или сейфе, чтобы избежать их случайной порчи либо потери.
Ответственность за обращение с ТК и вкладышами к ним в первую очередь несёт руководитель, а внутри предприятия – бухгалтер или кадровик, назначенный начальством.
