Кадровики регулярно сталкиваются с персональными данными нанимаемых в компанию сотрудников и уже трудоустроенного штата. Закон предъявляет определённые требования к обработке подобной информации и её сохранению в архивах.
За нарушение норм законодательства должностное лицо может ожидать привлечение к соответствующей ответственности, именно поэтому специалисты рекомендуют тщательно ознакомиться с правилами работы с личными сведениями о гражданах.
Что относится к персональным данным работника?
Любые сведения о гражданине, имеющие к нему прямое или косвенное отношение, считаются персональными данными. Определение этого понятия представлено в 3 статье ФЗ № 152 от 2006 года 27 июля.
Таким образом, к личной информации о человеке относят:
- адрес его проживания;
- ФИО;
- дату рождения;
- семейное положение;
- полученное образование;
- реквизиты паспорта;
- занимаемую должность (профессию);
- уровень дохода;
- наличие какой-либо собственности;
- социальное положение в обществе;
- и т. п.
Должностное лицо, из-за которого произошло разглашение личных сведений о сотруднике, привлекаются к административной, дисциплинарной или уголовной ответственности.
Порядок обработки персональных данных сотрудника
Под обработкой сведений о работнике понимается комплекс мероприятий, установленный на законодательном уровне и включающий в себя получение данных о гражданине, их проверку, передачу, хранение, накопление, уничтожение и другие способы применения имеющейся информации.
Эта процедура необходима в следующих случаях:
- при найме лица на должность;
- при продвижении служащего по карьерной лестнице;
- при выплате сотруднику вознаграждения за труд;
- при осуществлении контроля за выполненной работой и её качеством;
- и т. д.
Другими словами, под обработкой понимается осуществление любых действий с личной информацией.
При осуществлении обработки необходимо соблюдать определённые требования, зафиксированные в 86 статье ТК РФ.
- Во-первых, данная процедура осуществляется исключительно при наличии для этого оснований и только с конкретной целью.
- Во-вторых, передача личных сведений третьим лицам без письменного разрешения самого лица недопустима.
- В-третьих, персональную информацию необходимо получать непосредственно от самого гражданина. Запрос сведений из иных источников должен сопровождаться уведомлением сотрудника.
Кроме этого, получение специальных персональных данных (о политических взглядах, отношении к религии и т. д.) по закону не допускается, так как эта информация не должна влиять на решение руководства о найме гражданина или его дальнейшем продвижении по карьерной лестнице.
Меры защиты личных сведений о сотрудниках должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. Сами работники обязаны быть ознакомлены с данными документами под роспись (это могут быть инструкции, положения и т. п.).
Получать данное согласие не требуется в случаях, предусмотренных законом (например, при оформлении алиментных выплат, при передаче сведений третьим лицам, если речь идёт о сохранении жизни или здоровья гражданина и т. д.).
Виды персональных данных работника
Выделяют два типа документации, формирующей личные сведения о гражданине. К первой разновидности относятся бумаги, на основании которых происходит найм сотрудника на ту или иную должность, то есть паспорт лица, СНИЛС, военный билет и т. д.
Второй тип документации формируется непосредственно руководителем работника (например, приказ о назначении на должность, расчётные документы и т. д.).
На основании этих бумаг выделяют различные виды персональных данных, ознакомиться с которыми можно с помощью приведённой ниже таблицы.
| Способ классификации | Разновидности данных | Характеристика |
| По направлению | Обычные (иначе общие) | Большая часть личной информации о человеке (его фамилия, имя, отчество, гражданство, полученное образование, место работы и т. д.). |
| Специальные | Особая категория сведений о человеке (например, его политические убеждения, принадлежность к той или иной религии, состояние здоровья, национальность, наличие или отсутствие судимости, семейная и личная жизнь и т. д.). | |
| По степени доступности данных | Конфиденциальные | Информация, не подлежащая разглашению по закону и при отсутствии соответствующего согласия самого гражданина (например, результаты медицинского осмотра). |
| Общедоступные | Сведения о человеке, находящиеся в общем доступе в соответствии с нормами российского законодательства или представленные для ознакомления третьих лиц в связи с письменным согласием самого гражданина. | |
| По содержанию | Биометрические | Сведения, способные охарактеризовать человека для определения его личности (то есть его физиологические особенности). К таким данным относятся отпечатки пальцев, почерк, ДНК и т. п. |
| Не биометрические | Прочие данные, не относящиеся к биометрическим. | |
| По причине появления (по документам) | Появившиеся до начала трудовой активности | Сведения, содержащиеся в паспорте гражданина, его свидетельстве о рождении, военном билете, документах о полученном образовании, СНИЛС и т. д. |
| Появившиеся в результате трудовой деятельности | К такой информации относятся записи о приёме лица на работу, его переводе в другое отделение, повышении, увольнении, предоставлении отпуска или больничного, уровне получаемого дохода, поощрениях и т. д. |
Кроме этого, к персональным сведениям относится и информация о родственниках гражданина, например, о составе его семьи, месте проживании родных и т. д. Семейное положение – также конфиденциальные данные (факт нахождения в браке, наличие детей и их возраст, состояние здоровья членов семьи, наличие иждивенцев и т. п.).
Срок хранения персональных данных сотрудника
Как лишить родительских прав мать?
Как лишить отца родительских прав — https://urmozg.ru/semeynoe-pravo/lishenie-roditelskih-prav-otca/.
Формы соглашения об уплате алиментов — ищем тут.
Сведения о работнике должны быть приобщены к его личному делу. В соответствии с 87 статьёй ТК РФ, руководитель самостоятельно определяет порядок хранения и применения данных о сотруднике, зафиксированный в локальных нормативных актах предприятия. При этом порядок должен отвечать требованиям, установленным российским законодательством.
В соответствии с 22.1 статьёй ФЗ № 125 от 2004 года 22 октября, документация о самом гражданине (например, его заявление о согласии на обработку данных, копии приказов и т. д.) должна храниться в течение:
- 75 лет, если бумаги были созданы до 2003 года;
- 50 лет, если документы были оформлены позднее этого периода.
При защите конфиденциальности информации личного характера важно уделить внимание не только бумажной документации, но и сведениям на электронных носителях.
Порядок их хранения аналогичен описанному выше. Электронные документы предписано сохранять в течение как минимум 5 лет (по налоговому учёту бумаги не уничтожаются на протяжении 4 лет).
Особенности хранения
Документация на бумажном носителе подлежит хранению в специальных сейфах (таким образом бумаги сохраняются от случайной порчи или потери).
В электронном виде файлы с личными сведениями хранятся в персональном компьютере сотрудника, уполномоченного заниматься обработкой данных, или руководителя предприятия (т. е. у генерального директора).
После увольнения сотрудника его личное дело продолжает находиться у кадровиков до окончания года (оперативное хранение может продолжаться в течение 1–3 лет).
После этого кадровая служба должна заняться архивно-технической обработкой и направить личные дела бывших работников в архив предприятия. По общим правилам отсчёт периода хранения начинается с первого января года, в котором документ был передан в архив.
