Каждое предприятие, работающее с наличными деньгами, должно вести строгую кассовую отчётность. Одним из важных документов, требующихся к оформлению, является расходный кассовый ордер (иначе РКО).
В этой статье содержится подробная инструкция по заполнению актуального расходника, а также бесплатный бланк, который можно распечатать в типографии.
Зачем нужен расходно кассовый ордер?
Любая организация, работающая с наличными средствами, должна заполнять приходные и расходные ордера. До недавнего времени то же обязательство разделяли и частные предприниматели, однако в настоящий момент они освобождены от составления РКО и ПКО, а также от оформления кассовой книги.
Теперь ведение данной документации осуществляется по выбору ИП.
РКО заполняется при выдаче финансов из кассы предприятия или предпринимателя. Документ предназначен для ведения учёта средств, выдаваемых из кассового аппарата. Бланк имеет стандартную форму № КО-2 и оформляется в соответствии с принятыми правилами.
Чтобы получить готовый РКО, следует обратиться в типографию или специализированный магазин. Также возможно распечатать электронный вариант документа.
Инструкция по оформлению РКО
В документе недопустимы ошибки, опечатки или внесение каких-либо корректировок, иначе бланк придётся переписывать заново. Каждая графа и поле заполняются поочерёдно.
В шапке бланка указывается следующая информация:
- наименование предприятия (если документ заполняется ИП, прописываются его ФИО);
- кодировка по ОКПО (содержится в уведомлении Росстата);
- кодировка структурного подразделения фирмы (если оно отсутствует, в полепишется прочерк);
- дата оформления бланка (то есть день, когда выдавалисьфинансы);
- порядковый номер ордера (содержится в журнале регистрации).
Блок «Дебет»
Частные предприниматели не заполняют поля, находящиеся в данном блоке. Предприятия должны указать номер кода структурного подразделения (если оно имеется), номер субсчёта и код аналитического учёта. Если какая-либо информация отсутствует, в данных полях ставятся прочерки.
Номер субучёта – это кодировка, отображающая причину выдачи финансов, к примеру:
- 75-2 – выплата дохода соучредителям фирмы;
- 60 – расчёт с подрядчиками;
- 70 – выплатыза работу персонала;
- 71 – расчёт с подотчётным сотрудником;
- и др.
Графа «Сумма»
Бланк ордера содержит 2 подобные графы. В первой сумма наличных средств, выданных из кассового аппарата, записывается цифрами, во второй – прописью (при этом копейки должны быть также указаны цифрами).
Поля «Выдать» и «Основание»
Если деньги выдаются гражданину (к примеру, сотруднику), следует указать его ФИО в дательном падеже. Если же финансы переданы организации, необходимо написать её название.
Обязательно к указанию в документе основания выдачи наличных средств.
Образец заполнения декларации ЕНВД.Как зарегистрировать ООО в ФСС — https://urmozg.ru/biznes/registraciya-ooo-v-fss/.Пошаговая инструкция как закрыть ИП самостоятельно — читайте здесь.
Поле «Приложение»
В эту строку следует вписать название первичного или аналогичного документа, на основании которого требуется выдать финансы из кассы (к примеру, приказ, квитанция).
Поле «Получил»
Данная графа заполняется гражданином, которому планируется выдача денежных средств. Полученная сумма вписывается прописью, ниже ставится дата осуществления финансовой операции и личная подпись лица, получившего наличные.
Поле «Выдал кассир»
Оформляется кассиром исключительно после выдачи денежных средств. Если какие-либо поля остались пустыми, в них проставляется прочерк.Здесь вы можете скачать заполненный образец расходного кассового ордера.
Грамотно оформленный РКО фиксируется в журнале регистраций кассовой документации, после чего он оставляется в кассе.
Правила заполнения расходного кассового ордера
Чтобы считаться действительным, бланк должен включать в себя подписи:
- главбуха;
- руководителя фирмы;
- кассира.
При отсутствии кого-либо из перечисленных лиц бланк подписывается уполномоченным сотрудником (к примеру, если у ИП отсутствуют работники, он вправе самостоятельно расписаться в документе).
На основании данного РКО кассиром производится выдача необходимой суммы денег, указанной в документе. Сотрудник должен проверить правильность оформления бланка и наличие подписей уполномоченных лиц.
В ордере также указываются сведения о документе, подтверждающем личность гражданина, которому полагается выдача наличных средств из кассы (данное лицо предъявляет паспорт или иной документ кассиру вместе с РКО).
Финансы могут выдаваться:
- клиентам или покупателям;
- подотчётным сотрудникам;
- работникам в качестве заработной платы;
- ИП или фирмам за оплату услуг или каких-либо товаров.
После получения денег гражданин собственноручно составляет соответствующую расписку, в которой указываются его персональные данные, сумма наличных, выданных кассиром, и личная подпись.
Важно оформлять расписку шариковой либо гелевой ручкой, чтобы информация читалась отчётливо и не могла быть удалена (к примеру, не рекомендуется использовать с этой целью карандаш).
Общее количество оформленных за рабочий день ордеров прописывается в кассовой книге.
