Как правильно вести кассовую книгу?

Кассовая книга – незаменимая документация как для предприятия, так и для частного предпринимателя. Законодательством РФ установлена её стандартная форма.

Данная книга требуется в случаях, если организация работает с наличными деньгами. Чтобы узнать, как грамотно оформить документ, рекомендуется ознакомиться с подробной инструкцией, содержащейся в этой статье.

Зачем нужна кассовая книга?

Документ, содержащий в себе учёт всех финансовых операций, связанных с получением и выдачей наличных средств из кассового аппарата предприятия, называется кассовой книгой (КК).

Её оформлением и заполнением должен заниматься кассир или лицо, выполняющее его обязанности. Сведения вносятся в документ ежедневно на основании информации из ордеров (ПКО – приходного и РКО – расходного кассового ордера). Если в какой-либо из дней операции отсутствовали, книга не заполняется.

Данный документ является обязательным для всех предприятий, работающих с наличными средствами. В качестве бланка кассовой книги используется установленная государством форма № КО-4.

Один экземпляр предусматривает использование в течение календарного года. Второй возможно завести, если предыдущего не хватило до окончания года, однако в новом должна сохраняться последовательность операций.

Каждая организация может иметь только одну КК. Исключением являются юридические лица с несколькими обособленными филиалами. Однако в данном случае ксерокопии первичных ордеров и страниц отчётного документа должны передаваться в главный офис компании в установленный период времени.

Как правильно вести КК?

Обязанность по оформлению кассовой книги лежит на юридических лицах. С недавнего времени индивидуальные предприниматели были освобождены от её ведения, а также от составления ПКО и РКО.

Однако при желании ИП может составлять данный документ.

Вести КК возможно в одном из двух видов:

• электронном;
• печатном.

Первый вариант допускается исключительно в том случае, если организация способна обеспечить сохранность сведений из электронной КК.

Для её оформления и заполнения требуется наличие технического средства (вроде ноутбука или компьютера), обладающего защитой от несанкционированного доступа. Распечатывать листы документа нет необходимости.

Кроме этого, кассовая книга в электронном виде не должна содержать изменений, а для подтверждения содержащихся в ней сведений руководитель должен иметь электронную подпись. В противном случае документ придётся распечатать.

Заполнение печатного варианта КК

Существует 2 способа оформления данного отчётного документа – приобретение готового экземпляра или самостоятельная подготовка страниц с помощью специальных технических средств.

В первом случае всё предельно просто: КК приобретается в типографии и заполняется кассиром собственноручно. Все листы документа должны иметь нумерацию и быть прошиты.

Последняя страница содержит печать предприятия, а также подписи ответственного бухгалтера и руководителя фирмы. На ней обязательно указание общего числа страниц.

Вкладной лист по конец смены остаётся в кассе, а отрывная часть направляется бухгалтеру для тщательной проверки.

Инструкция по оформлению отчётного документа

Титульный лист содержит графы «Организация», «Код по ОКПО» и временной период, на который рассчитан данный документ (обычно он равняется году). В первой графе указывается название предприятия, оформившего КК. Если отчётность ведётся частным предпринимателем, в данную строку вписывается его ФИО (к примеру, «ИП Петров П. П.»).

Если фирма имеет структурное подразделение, в строке под названием уточняется его кодировка. В противном случае в графе ставится прочерк.

Чтобы вписать кодировку по ОКПО, требуется иметь соответствующее уведомление из Росстата.

Далее следует заполнить основные страницы КК, содержащие сведения о всех произведённых финансовых операциях.

Образец бланка строгой отчетности для ИП.

Как выглядит форма р21001 — читайте тут.

Как подготовить уставной капитал для открытия ООО — https://urmozg.ru/biznes/ustavnoy-kapital-pri-registracii-ooo/.

Заполнение кассового листа

В самом верху ставится дата, за которую заполняется данный лист. Кроме этого, обязательно нужно указать нумерацию страницы.

В графе, касающейся остатка под конец рабочей смены, вписывается сумма денег, которая находится в кассе перед началом нового рабочего дня (то есть та совокупность наличных средств, которая осталась по окончании предыдущей смены).

После этого заполняются следующие строки страницы:

• в соответствующем поле записываются порядковые номера всех выписанных за сутки ордеров;
• вторая графа содержит сведения о названии организаций или ФИО физических лиц, от которых были получены или кому были оформлены ПКО и РКО;
• третье поле заполняется исключительно организациями (в ячейку записывается номер счёта из ордера);
• в строке «Приход» прописывается совокупность наличных средств, поступивших в кассовый аппарат на основании ПКО;
• аналогичным образом заполняется следующее поле (сумма вносится из РКО);
• в графе «Перенос» вписывается общая совокупность всех столбцов с информацией о расходе и приходе;
• во второй части листа заполняется итоговая строка, в которой вписывается совокупность выданных и полученных наличных средств в течение смены;
• графа с информацией об остатке содержит итоговую совокупность денег, оставшихся в кассе (её можно вычислить с помощью следующего алгоритма «остаток в начале дня + данные прихода – данные расхода»).

Суммы наличных средств, указываемые в документе, прописываются полностью (то есть учитываются и рубли, и копейки).

В конце оформленного листа кассир и бухгалтер должны поставить свои подписи. Если документ заполняется самим предпринимателем, расписывается он сам. Кроме этого, обязательно указание общего количества всех ПКО и РКО.

Если КК заполняется вручную, пустые поля обязательно перечёркиваются буквой «Z».

Образцы документов

Как указывалось выше, получить готовый отчётный документ возможно в ближайшей типографии или соответствующем магазине. Также вы можете скачать бланк кассовой книги бесплатно в форматах word и excel.

Чтобы лучше понимать, как грамотно оформить данный отчётный документ, рекомендуется предварительно ознакомиться с его заполненным вариантом.