Приём и продажа каких-либо материалов или товаров должны сопровождаться оформлением соответствующего документа – товарной накладной (иначе ТН). Данный бланк является первичной бухгалтерской документацией.
При его заполнении важно соблюдать определённые правила, чтобы ТН считалась действительной. В этой статье вы найдёте инструкцию для оформления бланка и нюансы, связанные с его составлением.
Зачем нужна?
ТН является учётным документом, необходимым к оформлению при реализации какого-либо товара или его приёме. Накладная должна составляться в двух экземплярах, при этом бланк может быть распечатан как в горизонтальном, так и вертикальном формате. Закон не предусматривает чётких требований на этот счёт.
- Один экземпляр документа должен оставаться у предпринимателя, отчуждающего товар (в этом случае бланк товарной накладной для ИП необходим для обоснования списания).
- Второй экземпляр передаётся контрагенту – предприятию или ИП, получившему данный товар. На основании этого документа лицо также отражает в своей документации факт получения той или иной вещи.
Образец товарной накладной для ИП
Бизнесмен, занимающийся реализацией различного рода товаров, может разработать индивидуальный шаблон документа. Однако на практике компании-партнёры больше доверяют контрагентам, использующим унифицированную форму № ТОРГ-12, установленную Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 1998 года 25 декабря.
Стоит отметить, что она не является обязательной к применению с 2013 года, однако по-прежнему пользуется большим спросом.
Обязательные данные, содержащиеся в ТН
Чтобы бланк ТН считался действительным и имел законную силу, он должен включать в себя перечисленные ниже сведения:
- дату оформления;
- название документации;
- наименование товара;
- количество полученных или переданных вещей;
- их стоимость (поштучно и за весь товар);
- величину начисленного НДС;
- подписи лиц, участвующих в сделке;
- реквизиты сторон.
Если хотя бы один из пунктов, перечисленных выше, отсутствует, ТН считается недействительной. Такой документ не может быть принят бухгалтером или другим должностным лицом, отвечающим за бухучёт.
Порядок заполнения товарной накладной для ИП
Чтобы документ считался действительным и мог быть использован лицом, ответственным за бухучёт (это может быть как бухгалтер, так и сам предприниматель), необходимо соблюсти все правила его заполнения, установленные российским законодательством.
Оформление верхней части ТН
Номер документа обязан соответствовать нумерации, установленной внутренней политикой предпринимателя. В графе «Дата», расположенной ниже, указывается дата заполнения бланка, то есть оформление происходит в момент осуществления сделки или после её завершения.
При оформлении «шапки» документа указываются следующие сведения:
- «Грузоотправитель» – реквизиты предприятия или ФИО ИП, реализовавшего товар (обычно те же данные вносятся в графу «Поставщик», однако отправителем груза может выступать транспортная организация);
- «Грузополучатель» – персональные данные ИП или реквизиты предприятия, получившего товар (обычно эта информация совпадает со сведениями, указываемыми в графе «Плательщик»);
- «Основание» – реквизиты документа, на основании которого происходит поставка заказа (то есть в этом пункте указывается «договор» или «счёт», а справа от него вписывается дата заключения документа и его порядковый номер);
- «Плательщик» – персональные данные фактического получателя товара, оплатившего заказ;
- «Вид операции» — на практике остаётся незаполненным.
Информация о структурном подразделении частными предпринимателями не вносится (эта графа относится к предприятиям, имеющим сложную структуру).
Под персональными данными ИП понимается его ФИО, адрес регистрации, способы обратной связи (например, контактный телефон), номер ИНН, банковские реквизиты счёта и т. д.
Оформление списка товаров
В данной части документа имеется 15 столбцов, пять из которых обычно не подлежат заполнению (под номерами 3, 6–9). Код товара указывается в случае, если вещь проблематично или вовсе невозможно идентифицировать без данной информации (то есть исключительно по названию).
Масса отправляемого заказа, количество вещей в одной упаковке и вид оформления также обычно пропускаются, так как не имеют большого значения. В этих графах ставятся прочерки.
В остальных столбцах содержится следующая информация:
- № 1 – порядковый номер заказа;
- № 2 – название товара и его характеристика (например, сорт, артикул и т. д.);
- № 4 и 5 – код и наименование единицы измерения отгружаемого товара (по ОКЕИ);
- № 10 – количество вещей, подлежащих отправлению;
- № 11 – стоимость единицы товара без учёта НДС;
- № 12 – цена на весь груз (также без учёта начисляемого налога);
- № 13 – процентная ставка НДС;
- № 14 – величина начисленного сбора;
- № 15 – совокупность цены всего товара и величины НДС.
Оформление нижней части ТН
Итоговые сведения указываются именно в этой части документа. Заполнению подлежат далеко не все графы. Стоит внести информацию в следующие поля:
- о числе порядковых номеров записей (количество указывается прописью);
- о конечной стоимости всего отправленного груза (сумма также вписывается прописью);
- о персональных данных должностных лиц, ответственных за осуществление конкретной операции.
Здесь же ставятся росписи всех ответственных за оформление документа лиц – продавца или иного сотрудника, отгрузившего товар, бухгалтера (если он имеется у предпринимателя) и лица, разрешившего отгрузку.
Особенности оформления товарной накладной для ИП без НДС
Что лучше открыть — ИП или ООО?
Документы в налоговую при регистрации ООО.
Закрытие ИП с долгами в ПФР и налоговую — https://urmozg.ru/biznes/zakrytie-ip-s-dolgami/.
Пустых полей и прочерков в столбце № 13 быть не должно. Именно поэтому в данном поле указывается:
- «0%» (когда ИП занимается деятельностью, облагаемой льготной ставкой);
- «Без НДС» (при осуществлении необлагаемой налогом операции или наличии у бизнесмена спецрежима).
Возвратная ТН
Данный документ оформляется в случае возвращения товара обратно отправителю. Правила его оформления и внешний вид бланка практически не отличаются от стандартной ТН, образец которой представлен выше.
В возвратном бланке необходимо поменять сведения отправителя заказа с его получателем. Остальная информация остаётся прежней (стоимость, величина НДС и т. п.).
