Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая имеет ограниченное количество страниц. Когда они полностью заканчиваются, работодатель может использовать специальные вкладыши.

Каким образом они заполняются и как выглядят? Каков порядок ведения данного документа? Ответы на эти вопросы вы узнаете в данной статье.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Активный карьерный рост или частая смена мест трудоустройства со временем приводят к тому, что листы трудовой книжки (далее ТК) заканчиваются.

Это вовсе не означает, что гражданин больше не может работать или обязан оформлять новую трудовую. Работодатель в такой ситуации должен заполнять специальный вкладыш.

Данный документ, обладающий особой степенью защиты, является дополнением к ТК. Он предоставляется организации вместе с трудовой. Вкладыш заполняется в том же порядке, что и сама ТК.

Фактически законодательство РФ не ограничивает руководителя в количестве вкладышей, которых можно завести сотруднику. Однако рекомендуется оформлять данный документ лишь по мере необходимости (то есть при заполнении определённого раздела ТК).

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку?

Стандартная форма данного документа, дополняющего ТК, закреплена Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года. Заказать вкладыш можно в специализированных организациях, обладающих соответствующей лицензией.

Внутри документ выглядит как трудовая и имеет собственный идентификационный номер. Вкладыш содержит 9 разворотов, касающихся трудовой деятельности гражданина, и 8 разворотов, на которые вносится информация о награждениях сотрудника.

При заполнении документа в ТК, оформленной на имя сотрудника, должна быть сделана пометка о выдаче вкладыша.

Стоит отметить, что руководитель обязан ставить соответствующий штамп, содержащий индивидуальный номер и серию, каждый раз, как заводит новый вкладыш.

Здесь вы можете скачать образец ТК, содержащей пометку о выдаче вкладыша.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Если раздел ТК о трудовой деятельности гражданина полностью закончен, руководитель ни в коем случае не должен вклеивать в документ чистые страницы из незаполненной трудовой, заводить новую ТК или вносить сведения о работе сотрудника в раздел о награждениях. В такой ситуации достаточно оформить специальный вкладыш.

Данный документ обязательно должен быть в наличии у руководителя сотрудника. Вкладыши обычно предоставляются вместе с ТК, однако организация может заключить договор на их отдельную поставку. При этом документ подлежит обязательной регистрации в приходно-расходной книге.

Если листы ТК закончились, сотрудник должен направить руководству организации, бухгалтеру или в отдел кадров соответствующий запрос на предоставление вкладышей в трудовую книжку.

Образец заявления можно скачать здесь.

В запросе важно указать:

• причины, по которым необходима выдача вкладыша;
• ФИО сотрудника, которому он требуется;
• дату оформления заявления;
• подпись заявителя.

Вкладыш выдаётся под роспись сотрудника.

В некоторых ситуациях руководитель взимает с работника стоимость оформляемого документа. В этом случае информация о согласии сотрудника оплатить необходимую сумму должна быть указана в соответствующем заявлении. При этом стоимость сбора не может превышать закупочную цену на данный вкладыш.

Порядок ведения вкладыша в трудовую книжку

На титульном листе сотрудник, уполномоченный заполнять ТК и вкладыши к ним (обычно эту роль выполняет кадровик), должен указать фамилию, имя и отчество сотрудника, дату его рождения, полученное образование, занимаемую в организации должность, а также дату оформления.

При этом неправильно вписывать дату, когда была заведена ТК, листы которой закончились. Важно указать дату оформления самого вкладыша.

Если с момента заполнения ТК изменились персональные данные сотрудника, во вкладыш вносится новая информация (например, если работник сменил имя или получил повышение).

На титульном листе также должна стоять личная подпись работника и должностного лица, уполномоченного оформлять ТК, а также оттиск печати организации, в которой он трудоустроен. Здесь вы можете скачать образец заполнения титульника вкладыша.

Ниже перечислены основные нюансы, которые следует учесть при оформлении вкладышей:

• порядок их заполнения не отличается от процесса ведения ТК;
• нумерация должна продолжаться с того места, на котором закончились листы трудовой книжки (начинать нумерацию сначала нельзя);
• любые изменения, вносимые в ТК, должны быть добавлены и в самом вкладыше;
• незаконченная запись в трудовой может быть продолжена в дополняющем её вкладыше с того места, на котором остановился кадровик или иное лицо, уполномоченное вести данные документы;
• печать на титульном листе должна стоять от той организации, которая завела конкретный вкладыш (если руководитель забыл проставить оттиск печати, а гражданин уже трудоустроился на другом месте, новый работодатель не вправе поставить свою печать).

На сайте вы можете ознакомиться с образцом оформления вкладыша в трудовую книжку.

Документ в обязательном порядке подшивается к ТК и заполняется в соответствии с описанными выше правилами.

Действителен ли вкладыш без трудовой?

Нарушение трудового распорядка работником — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/narushenie-trudovogo-rasporyadka-rabotnikom/.

Привлечение работника к сверхурочной работе — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/privlechenie-rabotnika-k-sverhurochnoy-rabote/.

Рабочее время при сменном графике — https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/rabochee-vremya-pri-smennom-grafike/.

Как указывалось выше, данный документ дополняет оформленную на имя сотрудника ТК.

Без трудовой вкладыш не имеет юридической силы, поэтому использоваться отдельно не может. Данное правило зафиксировано в Постановлении Правительства РФ № 225.

Как изменить фамилию сотрудника?

Если трудоустроенный работник поменял фамилию, новые данные обязательно вносятся в ТК и дополняющий её вкладыш.

На титульном листе сотрудник, ответственный за оформление этих документов, аккуратно зачёркивает прежнюю фамилию гражданина одной чертой, а рядом вписывает новые сведения.

На внутренней стороне обоих документов указываются реквизиты справки, на основании которой был подтверждён факт изменения персональных данных сотрудника. Информация заверяется печатью организации и подписью кадровика или иного лица, ответственного за оформление ТК.