Служебная записка. Пример и образец написания.

В связи со служебной необходимостью сотрудники организации или её структурных подразделений должны осуществлять переписку делового характера.

С этой целью применяются служебные записки. В этой статье вы сможете ознакомиться с правилами их заполнения и скачать примерные шаблоны оформления.

Назначение служебных записок

Одним из основных инструментов ведения переговоров и деловой переписки внутри предприятия считается оформление служебных записок.

Они составляются для освещения каких-либо вопросов, касающихся внутреннего распорядка компании, работы отдельного сотрудника или функционирования всего отдела, а также при необходимости принятия решения, от которого может зависеть дальнейшая судьба работника или самой организации.

Не стоит путать служебные записки с докладными, так как первые оформляются между работниками одного и того же должностного статуса (то есть не находящихся в подчинении друг у друга) или между несколькими структурными отделами.

Основные цели служебных записок:

• внесение предложений по работе;
• уведомление о наличии какой-либо проблемы;
• согласование намеченных действий.

Кроме этого, такой документ является официальным доказательством освещения конкретной проблемы. Если самостоятельно специалист не может разрешить возникшую ситуацию, он вправе передать её другим должностным лицам.

Как пишется служебная записка?

Служебные записки не имеют чётко установленной формы, однако при их составлении важно учесть некоторые нюансы и правила оформления. Каждая организация вправе использовать 2 вида таких документов:

• в электронном варианте;
• на бумаге.

В последнем случае может быть использован обычный лист формата А4 или специальный фирменный бланк предприятия (разрабатывается индивидуально по заказу руководства).

В тексте служебной записки должны содержаться следующие данные:

• «шапка» (ФИО в дательном падеже и должность лица, которому направляется документ);
• название бланка и его порядковый номер;
• дата оформления записки;
• суть обращения (описание конкретной проблемы, затем последующее изложение просьбы или предложения по урегулированию ситуации);
• персональные данные отправителя (его ФИО, занимаемая должность);
• личная подпись лица.

К примеру, образец служебной записки о выделении денежных средств должен содержать в себе просьбу о выдаче конкретной суммы денег, основания для предоставления финансов организации должностному лицу и аргументирование просьбы документальными доказательствами (к примеру, договором подряда, сметой ремонтно-строительных работ и т. д.).

Реквизиты самой организации, в которой работает отправитель и адресат, также рекомендуется указывать в «шапке» документа.  К примеру, «Начальнику отдела ООО «Премиум» Новикову Николаю Ивановичу».

Кто ставит подпись?

Данный документ должен подписывать тот сотрудник, который оформил записку. Чаще всего это специалист или начальник конкретного отдела.

Пример написания служебной записки

Специалисты рекомендуют разработать собственный шаблон служебных записок, который будет применяться сотрудниками предприятия.

Это поможет избежать совершения ошибок в тексте документа и лучше организовать работу всех отделов.

Чтобы нагляднее представлять содержание подобной документации, рекомендуем ознакомиться с образцами служебных записок на покупку оборудования (к примеру, компьютера) и ответа на оставленный ранее запрос.

Можно ли написать служебную записку в электронном виде?

Отправка служебных записок посредством электронной почты возможна, если организация предусматривает подобный обмен данными и имеет соответствующую защиту.

Плюсы электронного документооборота:

• простота заполнения бланка;
• отсутствие необходимости использовать бумагу (своеобразная экономия средств на канцелярии);
• оперативность рассмотрения вопроса или разрешения возникшей ситуации.

Порядок написания электронных служебных записок не отличается от обычного. Данные получателя в этом случае могут не указываться, так как при оправлении сообщения необходимо заполнить строку «Адресат» и/или «Тема».

Если должностное лицо, составившее записку, не имеет электронной подписи, в конце текста требуется написать занимаемую должность и полные ФИО гражданина.

Процедура регистрации в квартире собственника.

Как законно обналичить материнский капитал — https://urmozg.ru/semeynoe-pravo/kak-obnalichit-materinskiy-kapital/.

Как вступить в наследство в неприватизированной квартире — читайте тут.

Также рекомендуется запрашивать оповещение о получении письма.

Требуется ли регистрация служебных записок?

Формально данное условие не является обязательным, однако служебные записки рекомендуется регистрировать (проставлять их порядковый номер и дату оформления).

Это необходимо для лучшего ведения внутреннего документооборота. Так, в случае необходимости должностное лицо всегда сможет сослаться на определённый документ.

Исключение составляет электронный документооборот (в этом случае не заводится дополнительного журнала для ведения отчётности).

На компьютере все служебные записки должны храниться в конкретном месте, специально определённом для этих целей.