Если предприятие выдаёт аванс своему сотруднику с целью осуществления хозяйственных или представительских расходов, уполномоченное лицо должно оформить соответствующий авансовый отчёт.
Документ имеет стандартную форму и подлежит заполнению в соответствии с правилами, установленными законом. Чтобы разобраться в нюансах оформления и не допустить ошибку, рекомендуем ознакомиться с некоторыми советами специалистов.
Форма авансового отчёта
Документ бухгалтерской отчётности, удостоверяющий факт выдачи сотруднику предприятия денежных средств авансом, называется авансовым отчётом. Бланк состоит из двух сторон – лицевой и оборотной.
Документ должен заполняться исключительно уполномоченными на это лицами (обычно это бухгалтер и работник фирмы, получивший наличные средства в соответствии с приказом руководителя).
При этом требуется к данному отчёту приобщить документацию, подтверждающую выдачу финансов и осуществление расходов.
Авансовый отчёт может оформляться:
- по стандартной форме № АО-1, установленной законодательными нормами;
- по индивидуальной форме, разработанной предприятием с учётом требований законодательства.
Актуальный бланк авансового отчёта скачать бесплатно можно на сайте.
Уполномоченное лицо обязано составить данный отчётный документ о потраченных средствах в определённые сроки, а именно в течение 3 дней с момента:
- возвращения работника, получившего аванс, из командировки;
- выхода сотрудника на работу, если период для оформления отчёта истёк, когда лицо находилось на больничном или в отпуске;
- истечения определённого периода, который фиксируется в заявлении работника о предоставлении денег или приказе руководства фирмы.
Советуем статью: Опекунство над недееспособным человеком права и обязанности.
Как правильно заполнить авансовый отчёт по образцу?
Авансовый платёж предоставляется работнику предприятия в 2 случаях:
- при направлении в командировку;
- для осуществления затрат на хозяйственные нужды компании.
Условно документ можно разделить на 3 части – лицевую, отрывную и оборотную. Первая заполняется бухгалтером и содержит сведения о подотчётном лице, самой фирме, дате оформления бланка, его порядковом номере, сумме выданного аванса и израсходованных сотрудником средствах.
Если работнику требуется перерасчёт или имеется не истраченная часть авансового платежа, эта информация также указывается в данной части.
Оборотная сторона оформляется и подотчётным работником, и бухгалтерией. Сотрудник вписывает реквизиты документов, удостоверяющих осуществлённые им финансовые затраты, а бухгалтер рассчитывает соответствующий бухсчёт и сумму средств, принятых им к учёту.
Отрывная часть бланка заполняется только бухгалтером и выдаётся сотруднику в качестве расписки о принятии отчётности к проверке.
Порядок заполнения авансового отчёта:
- на первой странице в верхней части документа впишите название фирмы, дату составления отчётности, должность и ФИО подотчётного сотрудника;
- в поле «Назначение аванса» укажите цель выдачи денег;
- запишите в соответствующую графу сумму предоставленных лицу финансов;
- рассчитайте размеры израсходованной суммы и остаток средств;
- на оборотной стороне обозначьте реквизиты документов, удостоверяющих факт понесённых расходов;
- количество прилагаемых бумаг также подлежит указанию.
В соответствующих ячейках суммы необходимо вписывать цифрами, однако в строках они фиксируют прописью (к примеру, в графе «Расписка»). Копейки всегда указываются цифрами. Если в каких-то полях отсутствует информация, поставьте прочерки.
Оформление ипотеки под строительство частного дома.
Как оформить протокол общего собрания учредителей ООО — https://urmozg.ru/documenty/protokol-obschego-sobraniya-uchrediteley-ooo/.
Как заполнить журнал операциониста — вы можете читать тут.
Оформить отчёт можно в электронном варианте с помощью специальной программы. Готовый бланк распечатывается, в соответствующих строках ставятся подписи уполномоченных лиц. Другим способом заполнения документа считается использование заранее подготовленного печатного варианта и внесение необходимых сведений от руки.
Советы по оформлению бланка
Выдача аванса осуществляется при наличии приказа руководителя фирмы, в котором содержатся сведения о подотчётных лицах и основаниях для выплаты конкретной суммы денег.
Отметим, что подотчётными считаются сотрудники предприятия, которым требуются финансы для выполнения своих служебных обязанностей.
Как указывалось выше, авансовый отчёт по форме АО-1 должен заполняться следующими лицами:
- бухгалтером (в специально отведённой части документа);
- сотрудником, получившим аванс.
Работа бухгалтера заключается в проверке целевого расходования аванса и правильности информации, значившейся в отчёте.
Если к оформлению бланка нет претензий, специалист выдаёт подотчётному сотруднику расписку о получении документа (то есть отрывную часть формы АО-1). На обороте отчёта необходимо указать сумму принятых к учёту расходов.
Только после этого проверенный бланк передаётся руководителю фирмы для утверждения. Не стоит забывать о приобщении к отчётности документов, подтверждающих понесённые лицом затраты (к примеру, чеков, квитанций, билетов и т. п.).
После утверждения заполненный бланк отчёта принимается бухгалтером к учёту. Если подотчётный сотрудник имеет неизрасходованную сумму аванса, он обязан возвратить её в бухгалтерию.
Если же во время выполнения своих служебных обязанностей им были потрачены дополнительные средства, бухгалтер возмещает ему перерасход.
Данное право работодателя закреплено 137 статьёй ТК РФ. Если работник не согласен с таким решением руководства, разрешить ситуацию возможно через судебную инстанцию.
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно !